Odzież służbowa kosztem dla firmy ?

Data publikacji: 10.12.2007
AUTOR: ERGO / Robert Mikulski TAXWAYS

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej często niezbędne jest zapewnienie pracownikom odpowiedniej odzieży. Dotyczyć to może np. odzieży roboczej, ochronnej, a w przypadku pracowników mających bezpośredni kontakt z klientem - także eleganckich garniturów czy garsonek.

Podobne wydatki na ubrania ponoszą także sami przedsiębiorcy - elegancki strój jest bowiem nieodzowny. W praktyce pojawiają się jednak wątpliwości, czy wydatki takie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Problemów przysporzyła również zmiana, którą ustawodawca wprowadził od 1.01.2007 r., gdy zmienione zostały zasady rozliczania wydatków na reprezentację i reklamę. Do kosztów uzyskania przychodów można bez ograniczeń zaliczać wydatki poniesione na reklamę, nie można natomiast uwzględniać w nich wydatków reprezentacyjnych.

Odzież służbowa, odzież robocza

Czym jest odzież służbowa? Przede wszystkim, dla celów podatkowych nie należy mylić odzieży roboczej określonej na gruncie prawa pracy z odzieżą służbową. Odzież służbowa nie może być ograniczona do odzieży roboczej.Zgodnie z art. 2377 § 1 Kodeksu pracy(1), pracodawca ma bowiem obowiązek dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania określone w Polskich Normach, w następujących sytuacjach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jest to więc odzież robocza, często przyjmująca formę odzieży ochronnej. Obowiązek jej noszenia wynika z przepisów prawa i dotyczy np. pracowników służb mundurowych (policjanci, strażacy, strażnicy więzienni). Do odzieży ochronnej zaliczyć można również odzież dla robotników, noszoną np. przy budowie lub fartuchy lekarzy albo pielęgniarek. Obowiązek jej noszenia może również wynikać z regulaminu pracy obowiązującego w danym przedsiębiorstwie. Ważne jest, aby odzież nie miała charakteru osobistego, tzn. nie była używana po godzinach pracy i by pozostawała własnością pracodawcy, który ponosi koszty jej używania (czyszczenie, pranie). Tego rodzaju wydatki są w pełnej kwocie uznawane podatkowo.

Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT)(2) oraz art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT)(3), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 16 ustawy o CIT oraz 23 ustawy o PIT. Zarówno w doktrynie, jak i orzecznictwie przyjmowane jest, że aby dany wydatek mógł zostać uznany na gruncie przepisów o podatkach dochodowych za koszt uzyskania przychodów, należy wykazać istnienie związku przyczynowo-skutkowego bezpośredniego lub pośredniego pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu.

Należy zwrócić uwagę, iż nawet w sytuacji, gdy przychód faktycznie nie zostanie osiągnięty, nadal przysługuje prawo do zaliczenia wydatków do kosztów jego uzyskania. Istotne jest, aby w momencie ponoszenia wydatku podatnik mógł racjonalnie oczekiwać, iż przyczyni się on do uzyskania przychodu, a jedynie w wyniku nieprzewidzianych okoliczności przychód nie został zrealizowany. Zatem przy określaniu definicji kosztów uzyskania przychodów nacisk położony jest na istnienie adekwatnego związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodem, czyli na celowość poniesienia wydatku. Nie będzie więc kosztem podatkowym wydatek, który obiektywnie nie ma wpływu, ani nie prowadzi do zwiększenia lub osiągnięcia przychodu.

Jak traktować zakup garnituru, koszul, krawatów, eleganckich butów?

W niektórych firmach odzież taka jest dla pracowników niezbędnym elementem wykonywanej pracy. Przed wprowadzeniem zmian w ustawach o PIT i CIT dotyczących rozliczania kosztów reklamy i reprezentacji, doktryna i orzecznictwo przyjmowały, że jeżeli odzież służbowa ma charakter uniwersalny, niezwiązany z oznaczeniem firmy, to takich wydatków nie należy uznawać za koszty podatkowe i trzeba traktować je jako świadczenia osobiste.

Natomiast jeżeli ubranie utraciło charakter odzieży osobistej poprzez oznaczenie jej cechami charakterystycznymi dla firmy (logo przedsiębiorstwa, rozpoznawalny krój ubrania, kolorystyka stroju), wówczas traktowano je jako koszty uzyskania przychodów w ramach wydatków na reprezentację i reklamę w zakresie wskazanego przez ustawodawcę limitu. Warto przytoczyć tezy dwóch wyroków sądów administracyjnych w tej kwestii.

Koszty reprezentacji i reklamy od 2007 r.

Sytuacja uległa skomplikowaniu w związku ze zmianami wprowadzonymi od 1.01.2007 r. Obecnie wydatki na reklamę nie są limitowane i stanowią w całości koszt podatkowy. Z kolei wydatki na cele reprezentacji w całości nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca nie zdecydował się jednak na wprowadzenie definicji reklamy i reprezentacji. Słownik języka polskiego określa „reprezentacyjność” jako „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, działania związane ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Natomiast „reklama” to „rozpowszechnianie informacji o danym towarze w celu zwrócenia na niego uwagi i zachęcenia do zakupu".

Do reklamy zalicza się również środki służące do osiągnięcia wymienionych wyżej celów reklamowych. Wydaje się zatem, że reprezentację należy rozumieć jako występowanie w imieniu firmy w celu wywołania dobrego wrażenia, kształtowanie i utrwalanie korzystnego wizerunku firmy, np. poprzez jej wystrój, kontakty oficjalne i handlowe z innymi podmiotami gospodarczymi, sposób podejmowania kontrahentów, wręczanie upominków. Natomiast reklama będzie polegać na prezentowaniu danego towaru, usługi czy marki (oznakowanie produktu, producenta, przedsiębiorstwa) oraz ich cech jakościowych tak, aby skłonić jak największą liczbę potencjalnych nabywców do zakupu produktu lub skorzystania z usługi.

Do końca 2006 r. wydatki na ubiór reprezentacyjny, czyli oznaczony logotypem lub w inny sposób nawiązujący do cech charakterystycznych firmy, wykluczający używanie go na potrzeby osobiste (będący własnością pracodawcy), uznawano za koszt podatkowy w ramach limitu na reprezentację. W 2007 r. wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów podatkowych. Czy zatem nie ma możliwości zaliczenia do nich wydatków na zakup odzieży reprezentacyjnej? Należy uznać, że kwalifikowanie określonego wydatku dotyczącego odzieży jako reprezentacji albo reklamy powinno być dokonywane z uwzględnieniem wszystkich okoliczności danego przypadku i działań podejmowanych przez firmę.

Zakupienie - dla pracowników wyjeżdżających na targi - odpowiednich garniturów i kostiumów należałoby uznać za element reklamy, który może być podniesiony w kosztach podatkowych. Wskazane jest, aby ubiór posiadał odpowiednie logo, krój, oznaczenie itd. Ponadto obowiązek noszenia ubioru w danej sytuacji powinien wynikać z zarządzenia kierownika, regulaminu pracy itd. Spełnienie takich przesłanek zmniejsza prawdopodobieństwo sporu z administracją skarbową.

Sytuacje sporne wydają się nieuniknione, np. kiedy zarząd banku wprowadza w regulaminie pracy zasadę jednolitego ubioru służbowego dla wszystkich pracowników placówek banku mających bezpośredni kontakt z klientami. Wynika z tego, że ubiór służbowy pozostaje własnością pracodawcy, podlega oznaczeniu logo banku oraz identyfikatorem pracownika i nie może być wykorzystywany dla celów prywatnych pracowników. Czy ubiór ten stanowi formę reprezentacji, czy reklamę banku poprzez promocję marki w postaci logo na ubiorze?

Warto również zwrócić uwagę na wyrok WSA w Warszawie z 27.04.2007 r. (sygn. III SA/Wa 2644/06). Sąd uznał w nim, że przekazywanie pracownikom nieodpłatnie strojów i ubrań (np. garniturów i strojów św. Mikołaja) z logo przedsiębiorcy lub kanału telewizyjnego do wykorzystywania w celach służbowych, należy potraktować jako działanie mające na celu zaznaczenie obecności przedsiębiorcy na rynku, które wiąże się z reklamą. Tym samym sąd odrzucił argumenty administracji skarbowej uznającej te działania za noszące znamiona reprezentacji i uznał, że chodziło o promowanie i zwiększenie świadomości marki.

<sup>Podstawa prawna
1. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. - Kodeks pracy - tekst jedn. Dz.U. z 1998 r. Nr 21,poz. 94 z późn. zm.
2. Ustawa z dn. 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.
3. Ustawa z dn. 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.</sup>