Obliczenie składki za urlop bezpłatny

Data publikacji: 20.11.2007
AUTOR: ERGO

W jaki sposób mogę obliczyć miesięczną składkę na ubezpieczenie społeczne za pracownika, który przebywał na urlopie bezpłatnym przez 4 dni? Jakiej wysokości będzie ta składka przy wynoszącym 936 zł wynagrodzeniu pracownika?

Urlop bezpłatny to czas, w którym pracownik nie wykonuje żadnych czynności na rzecz dotychczasowego pracodawcy, zajmując się tzw. sprawami prywatnymi. Taki urlop jest okresem, kiedy umowa o pracę trwa nadal, natomiast obowiązki stron - świadczenie pracy i wypłata wynagrodzenia - ulegają zawieszeniu. Tym samym ulega zawieszeniu stosunek pracy i obowiązek ubezpieczeń społecznych (ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego).

Należy jednak pamiętać, że w trakcie trwania urlopu bezpłatnego pracownik zachowuje część swoich uprawnień, np. nie można mu w tym czasie wypowiedzieć umowy o pracę.

W dokumentach rozliczeniowych płatnik - pracodawca rozlicza składki na ubezpieczenia za wszystkich ubezpieczonych pracowników.

Płatnik ustala:

• należne składki na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc;
• zasiłki z ubezpieczeń społecznych, które podlegają potrąceniu w ciężar składek, wypłacane przez płatnika (jeżeli płatnik jest uprawniony do wypłaty tych świadczeń) oraz przysługujące płatnikowi wynagrodzenie za wykonywanie zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych;
• okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne (np. okres urlopu bezpłatnego) oraz okresy pobierania świadczeń z ubezpieczeń społecznych (np. zasiłek macierzyński, zasiłek chorobowy), które mają wpływ na rozliczanie i opłacanie składek za ubezpieczonego za dany miesiąc kalendarzowy;
• należne składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Obliczenie należnych składek za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego, powinno wyglądać w następujący sposób: 936 zł/31 (dni w danym miesiącu) x 27 (dni przepracowane po odjęciu liczby dni urlopu bezpłatnego) = 815,23 zł.

Od otrzymanej kwoty trzeba obliczyć należne składki na ubezpieczenia społeczne, czyli:

• na ubezpieczenie emerytalne: 815,23 zł x 19,52% = 159,13 zł, w tym 79,57 zł finansuje pracodawca, 79,57 zł finansuje ubezpieczony;
• na ubezpieczenie rentowe: 815,23 zł x 10% = 81,53 zł, w tym pracodawca finansuje 6,5% czyli 53 zł, ubezpieczony opłaca 3,5% składki czyli 28,53 zł;
• składka chorobowa: 815,23 zł x 2,45% = 19,97 zł.

Łącznie składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez ubezpieczonego wynoszą 128,07 zł, a finansowane przez pracodawcę 132,57 zł. Ponadto pracodawca opłaca składki na ubezpieczenie wypadkowe i fundusze pozaubezpieczeniowe (pominięto je w przykładzie).

W podanym rozliczeniu nie uwzględniono także składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Kodeks pracy stanowi wyraźnie, że urlop bezpłatny może być udzielony tylko na pisemny wniosek pracownika. Żaden pracodawca nie może zmusić pracownika, aby poszedł na bezpłatny urlop. Pracodawca będący w kłopotach może jedynie poinformować pracowników o sytuacji, w jakiej znalazła się firma i liczyć na to, że dla jej dobra sami złożą wnioski o urlopy bezpłatne. Zatrudniający ponosi jednak ryzyko związane z prowadzeniem firmy, a pracownik za samą gotowość do pracy musi otrzymać wynagrodzenie (art. 81 Kodeksu pracy(1)).

Nie ma gotowego, powszechnie obowiązującego wzoru wniosku o urlop bezpłatny - wystarczy sporządzenie pisma, w którym pracownik wyrazi chęć skorzystania z takiego urlopu i określi w nim jego długość. Uzasadnienie wniosku nie jest konieczne, ale należy pamiętać, że to pracodawca podejmuje decyzję o udzieleniu urlopu i dobrze dobrane argumenty mogą mieć na nią wpływ. Okres trwania urlopu bezpłatnego nie jest limitowany - może trwać kilka dni, rok, a nawet dłużej. W przypadku urlopów trwających powyżej 3 miesięcy, pracodawca i pracownik mogą przewidzieć możliwość odwołania pracownika z urlopu i uzgodnić jego zasady. Najwygodniejsza dla pracodawcy jest możliwość odwołania pracownika w każdej sytuacji, bez względu na okoliczności, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by określić konkretne przypadki, których zaistnienie pozwoli pracodawcy na skuteczne odwołanie pracownika z urlopu. Zdarza się, że pracodawcy kwestionują zaproponowaną przez pracownika długość urlopu. Czas trwania urlopu bezpłatnego można jednak negocjować, np. gdy szef zgadza się na urlop, ale w mniejszym niż chciał pracownik wymiarze. Wówczas, aby formalnościom stało się zadość i urlop doszedł do skutku, pracownik powinien jeszcze raz złożyć wniosek i podać w nim uzgodniony z pracodawcą czas trwania urlopu.

Nie zawsze kwestia udzielenia urlopu zależy od dobrej woli pracodawcy. Są określone w przepisach przypadki, kiedy do uzyskania urlopu wystarczy wniosek pracownika. Bezpłatny urlop musi być udzielony m.in. :

• młodocianemu pracownikowi - na okres ferii szkolnych w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy;
• działaczowi związkowemu wybranemu do pełnienia funkcji pozazakładowych, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika, na czas kadencji;
• urzędnikowi służby cywilnej na czas wykonywania zajęć, zajmowania określonego stanowiska lub wykonywania funkcji poza służbą cywilną, gdy jest to uzasadnione interesem publicznym.

Udzielenie pracownikowi bezpłatnego urlopu niezgodnie z przepisami art. 174 § 1 Kodeks pracy z inicjatywy zakładu pracy i bez pisemnego wniosku ze strony pracownika, jest w świetle prawa bezskuteczne - wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 15.10.1996 r. (III AUa 34/96, OSA 1997/10/35).

Teoretycznie czas urlopu pracownik może wykorzystywać w dowolny sposób. Pracodawca nie weryfikuje, czy podane w uzasadnieniu wniosku przyczyny są prawdziwe. Pracownik może w tym czasie pracować, wypoczywać, leczyć się albo uczyć itd. Jednak pracodawca, obok zastrzeżeń dotyczących możliwości odwołania z urlopu, może także domagać się przestrzegania zakazu pracy u konkurencji i podejmowania innych działań konkurencyjnych.

Pracownik po urlopie ma zagwarantowany powrót do miejsca zatrudnienia, a pracodawca nie może odmówić przyjęcia go z powrotem, jeśli po zakończeniu urlopu zgłosił się do pracy. Pracownik jest do tego zobowiązany, bo w przeciwnym razie pracodawca może rozwiązać z nim umowę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Przesunięcie terminu powrotu do pracy może być spowodowane jedynie poważnymi okolicznościami usprawiedliwiającymi nieobecność, np. chorobą.

W czasie trwania urlopu pracownik podlega ochronie, a pracodawca nie może rozwiązać z nim umowy o pracę ani wypowiedzieć warunków pracy i płacy, nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby to pracownik w czasie urlopu wypowiedział umowę o pracę.

Korzystanie z urlopu bezpłatnego w roku kalendarzowym powoduje obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika o 1/12 za każdy miesiąc. Tylko urlop bezpłatny, z którego pracownik korzysta krócej niż jeden miesiąc, nie wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego. Gdy jednak pracownik przed urlopem bezpłatnym wykorzystał urlop wypoczynkowy w całości, pracodawca nie może zmusić go do jego odpracowania, nie może też go potrącić z urlopu należnego w kolejnym roku kalendarzowym.

Podstawowymi aktami prawnymi, regulującymi zagadnienia ubezpieczeń społecznych w Polsce i harmonizacji ubezpieczeń społecznych w krajach Unii Europejskiej, są:

• Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 r. Nr 137, poz. 887 z późn. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. 1998 r. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz.14 z późn. zm.);
• Rozporządzenie Rady EWG z dnia 14.06.1971 r. dotyczące stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób pracujących na własny rachunek oraz do członków ich rodzin przemieszczających się w granicach wspólnoty (Rozporządzenie EWG 1408/71);
• Rozporządzenie Rady EWG z dnia 21.03.1972 r. w sprawie wykonywania rozporządzenia 1408/71 (Rozporządzenie EWG 574/72).

1. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. - Kodeks pracy - tekst jedn. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz 94.