Co zrobić, gdy zaginie teczka osobowa pracownika?

Data publikacji: 20.11.2007
AUTOR: ERGO

Jestem dyrektorem placówki oświatowej, w której doszło do zagubienia teczki z aktami osobowymi jednego z pracowników. Zaznaczam, że do wydarzenia doszło w niewyjaśnionych okolicznościach, a pracownik, o którym mowa, jest zatrudniony od początku swojego okresu zatrudnienia w mojej szkole, co stwarza możliwość kompletnego odtworzenia jego teczki osobowej. Jak powinienem postąpić w zaistniałej sytuacji?

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 9 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Obowiązek ten wyraża się poprzez zgromadzenie potrzebnych dokumentów, zabezpieczenie ich przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także dostępem osób niepożądanych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca powinien założyć i prowadzić dla każdego pracownika oddzielne akta osobowe (składające się z trzech części i obejmujące dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia). Odrębna dokumentacja jest prowadzona dla każdego pracownika, który zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę.

Jeżeli jednak podstawą wykonywania pracy jest umowa o pracę nakładczą bądź umowy cywilnoprawne (umowa zlecenie lub umowa o dzieło), wówczas nie ma obowiązku prowadzenia akt osobowych.

Każdy pracodawca powinien na bieżąco, w trakcie zatrudnienia, aktualizować zawarte w aktach dane swoich pracowników. Aktualizacja polega na kompletowaniu wszystkich dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia, jak również na obowiązku usuwania niektórych danych - np. po roku nienagannej pracy usuwa się z akt informację o ukaraniu pracownika karą dyscyplinarną. Ponadto pracodawca ma obowiązek zachowania treści akt w tajemnicy, a dane zawarte w dokumentach podlegają ochronie prawnej przewidzianej ustawą o ochronie danych osobowych. Zakaz udostępnienia akt osobowych pracownika nie dotyczy jednak organów kontrolnych oraz takich, które ze względu na swoją funkcję są uprawnione do wglądu w dokumentację pracowniczą, jak np. sądów, inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy, społecznych inspektorów pracy, pracowników urzędów pracy, pracowników ZUS.

Przez cały okres zatrudnienia pracownik ma prawo wglądu do swoich akt osobowych oraz dotyczącej go dokumentacji, a pracodawca nie może odmówić mu skorzystania z tego prawa. W przypadku, gdy pracownikowi uniemożliwiono wgląd do swoich akt osobowych, może on powiadomić Państwową Inspekcję Pracy składając skargę lub występując do sądu pracy.

Za naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych pracodawcy grożą sankcje karne, a za udostępnienie tych akt osobie trzeciej bez zgody pracownika, pracodawca może ponieść również odpowiedzialność cywilną.

Z punktu widzenia prawa pracy, zaniedbania pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji i akt osobowych pracownika, a w szczególności brak owej dokumentacji, nie tylko stanowi naruszenie praw pracownika, ale również - w razie zaistnienia indywidualnego sporu między nim a pracownikiem oraz postępowania przed sądem pracy - naraża pracodawcę na poważne konsekwencje.

Zgodnie z art. 281 pkt 6 K.p., pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych, podlega karze grzywny.

W razie przejęcia pracowników na podstawie art. 231 K.p. (czyli przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę), dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazania dokumentacji związanej z zatrudnieniem i akt osobowych pracownika nowemu pracodawcy. Niestety, przepisy prawa nie regulują kwestii przechowywania dokumentacji pracowniczej po rozwiązaniu stosunku pracy. Najczęściej pracodawcy przechowują dokumentację przez pewien czas, a po jego upływie przekazują akta do odpowiednich archiwów.

Niezwykle istotne jest więc prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz bezpieczne jej przechowywanie. Przepisy prawa pracy nie określają jednakże procedury postępowania w razie zaginięcia akt osobowych pracownika. Niewątpliwie jednak sytuacja, w której zostaje zagubiona teczka zawierająca akta osobowe jednego z pracowników, powinna być jak najszybciej uregulowana.

Dlatego też, poza działaniami mającymi na celu wyjaśnienie okoliczności zaginięcia teczki, należy przystąpić do odtworzenia zawartości poszczególnych części akt osobowych, tym bardziej, że - jak zaznaczono w pytaniu - istnieje taka możliwość.

Wymaga przypomnienia, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych przez niego dokumentów, gdyż ich oryginałów może żądać od pracownika jedynie w celu przedłożenia do wglądu lub sporządzenia odpisów bądź kopii. Tak więc część dokumentów, które były odnotowane w zagubionych aktach osobowych, znajduje się w posiadaniu pracownika, podobnie zresztą jak umowy o pracę czy aneksy do tych umów, sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Na tej podstawie możliwe jest odtworzenie zawartości akt osobowych pracownika, o którym była mowa w pytaniu.

<sup>Podstawa prawna
1. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. - Kodeks pracy - tekst jedn. Dz.U. 1998, Nr 21, poz. 94 z późn. zm.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. 1996 Nr 62, poz. 286 z późn. zm.
3. Ustawa z dn. 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych - Dz.U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926, z późn. zm.
4. Rozporządzenie Ministra Kultury z dn. 15.02.2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców - Dz.U. z 2005 r., Nr 32, poz. 284.</sup>