Teamstero - ułatwia pracę w zespole

Data publikacji: 17.11.2011
AUTOR: TEAMSTERO

Teamstero to nowy produkt na polskim rynku, przeznaczony do zarządzania projektami i wspierający pracę w zespole. Kierowany jest szczególnie do małych i średnich przedsiębiorstw, w tym do firm jednoosobowych i freelancerów.

Jego zaletą jest zgromadzenie w jednym miejscu i integracja wielu elementów, bez których trudno wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie firmy, takich jak kalendarze, listy zadań, kontakty firmowe, współdzielenie plików i wiele innych, co ułatwia sprawną realizację projektów.

Zrealizowany został w technologii SaaS (Software as a Service), czyli za niewielki abonament miesięczny uzyskuje się dostęp do funkcjonalności serwisu poprzez sieć Internet. Odpada więc niebagatelny koszt zakupu i utrzymania oprogramowania i sprzętu, który został przerzucony na dostawcę serwisu. Dodatkowo zawsze dostępna jest jego najnowsza wersja, bez konieczności dokonywana aktualizacji oprogramowania i bez związanych z tym kosztów. Z usługi można zrezygnować w dowolnym momencie, jeśli nie będzie już potrzebna.

Portal dostępny jest również w wersji darmowej umożliwiającej użytkownikom testowanie go przez dowolnie długi czas. Pomaga to w ocenie przydatności portalu dla celów realizowanych projektów oraz podjęciu decyzji o zakupie któregokolwiek z płatnych pakietów. Darmowe konto zapewnia wszystkie funkcjonalności konta płatnego, limitowana jest tylko liczba użytkowników i jednocześnie realizowanych projektów, więc w dużej części przypadków korzystanie z niego będzie darmowe dla użytkownika.

Poniżej przedstawiamy w skrócie jego najważniejsze możliwości.

Informacje ogólne

Teamstero został stworzony w celu ułatwienia codziennej pracy: zarządzania firmą, zespołem, projektami i zasobami. Dzięki Teamstero można łatwo wymieniać zarówno idee i poglądy dotyczące realizowanych projektów, jak i współdzielić dokumenty on-line.  Wszystko odbywa się z wykorzystaniem przeglądarki internetowej, poprzez intuicyjny interfejs, więc zbędne staje się instalowanie jakichkolwiek programów.  Umożliwia pracę z dowolnego miejsca na świecie, z wykorzystaniem dowolnego komputera czy urządzenia mobilnego, bez przenoszenia czy przesyłania e-mailem jakichkolwiek plików. Zdalna współpraca nigdy nie była taka łatwa!

Zarządzanie firmą, zespołem, projektami i zasobami

Efektywne zarządzanie zadaniami, możliwe dzięki zastosowaniu Teamstero, zapewnia krótszy czas realizacji projektów. Elementy ułatwiające zarządzanie zadaniami to system tworzenia i przydzielania zadań i kamieni milowych oraz wykresy Gantt-a, generowane na podstawie zdefiniowanych zadań. Pozwala to przewidzieć termin zakończenia projektu, a także zidentyfikować jego najbardziej czasochłonne etapy, tak by zoptymalizować pracę zespołu.

Zarządzanie zasobami firmowymi może odbywać się poprzez specjalnie skonstruowany elektroniczny kalendarz. Umożliwia on pracownikom rezerwacje terminów wykorzystania wspólnych zasobów firmowych, takich jak samochody, sale seminaryjne, rzutniki multimedialne itp. Zarządzanie zasobami firmowymi pozwala na zoptymalizowanie ich wykorzystania, co w szczególności dotyczy takich zasobów firmowych, które są współdzielone: sal konferencyjnych, samochodów, rzutników multimedialnych czy dowolnych innych zasobów wspólnych.

Ułatwiona komunikacja i praca zdalna

Wszyscy zdajemy sobie sprawę, jak ważna w efektywnej pracy jest dobra komunikacja. Dlatego szczególny nacisk w Teamstero został położony na funkcjonalności umożliwiające nieskrępowaną wymianę myśli. Teamstero umożliwia komentowanie każdego elementu – zadania, kamienia milowego czy dokumentu. Dodatkowo przepływ informacji ułatwiają takie elementy systemu jak tablica ogłoszeń, zawierająca najnowsze informacje dotyczące projektu (często generowane automatycznie na podstawie innych wydarzeń), oraz chat.

Elementy serwisu mogą zostać także udostępnione klientowi, aby miał on wgląd w postępy i rezultaty prac, uczestniczeniu w czatach i pisaniu ogłoszeń na tablicy. Skraca to czas na przesyłanie informacji do klienta odnośnie postępów w jego realizacji i od niego – dotyczących niezbędnych poprawek. Klient poprzez tablicę ogłoszeń i system komentarzy może na bieżąco zgłaszać uwagi, dzięki czemu możliwe jest szybsze dopasowanie się do jego wymagań. Lepsza komunikacja zmniejsza prawdopodobieństwo nieporozumienia z klientem dotyczącym np. obranych strategii i konkretnych działań i pozwala na uniknięcie sytuacji, w których okazuje się, że zakończony projekt nie odpowiada wyobrażeniom klienta.

Teamstero ułatwia pracę zdalną - cały serwis i wszystkie jego funkcjonalności dostępne są z dowolnego miejsca na świecie z wykorzystaniem sieci Internet. Daje to możliwość zatrudnienia nowych osób do poszczególnych projektów bez konieczności tworzenia dla nich fizycznych stanowisk pracy, ułatwia pracę z domu czy w podróży. Możliwość zdalnej pracy pozwala na zatrudnienie do konkretnych projektów osób o odpowiednich kompetencjach, ale mieszkających w dużej odległości od centrali biura lub niebędących pracownikami etatowymi.

Współdzielenie plików

Jednym z najbardziej czasochłonnych zadań podczas realizacji projektu jest zapewnienie aktualności plików z nim związanych, nanoszenie bieżących poprawek i zapewnienie sprawnego obiegu plików pomiędzy członkami zespołu. Jednocześnie należy zapewnić dostęp do nich każdemu uprawnionemu członkowi grupy, w taki jednak sposób, by zachować ich poufność i niedostępność dla osób spoza grupy.

Współdzielenie i efektywną pracę z plikami zapewnia repozytorium dokumentów Teamstero. Jego najważniejsze funkcjonalności to:
• możliwość edytowania pliku przez wiele osób tak, aby każdy dysponował najnowszą wersją pliku oraz aby nie wprowadzać wzajemnie się wykluczających zmian;
• dostęp do plików jest możliwy tylko dla osób uprawnionych.
• przechowywanie poprzednich wersji dokumentów,
• przeszukiwanie dokumentów.

Repozytorium dokumentów obsługuje wszystkie bez wyjątku formaty plików, niezależnie jak egzotyczny program został użyty do ich stworzenia!

Jednoczesna edycja

Repozytorium dokumentów Teamstero, dzięki mechanizmowi blokowania plików, umożliwia pracę nad nimi wielu osobom bez ryzyka wprowadzenia wzajemnie się wykluczających zmian, czy jednoczesnej edycji tego samego pliku i późniejszego czasochłonnego scalania poprawek. Zablokowanie pliku gwarantuje, że w czasie edycji pliku nikt inny nie będzie nad nim pracował. Zdecydowanie zmniejsza to liczbę zdublowanych lub wykluczających się zmian w przygotowywanych elementach projektu i oszczędza czas na ich ewentualne późniejsze poprawki.

Dostęp tylko dla uprawnionych

Repozytorium dokumentów Teamstero działa jak elektroniczna biblioteka. Zapewnia, że dostęp do nich mają tylko uprawnieni użytkownicy, jednocześnie ułatwiając współdzielenie dokumentów w obrębie tej samej grupy pracowników. Podziału na grupy można dokonać zarówno ze względu na pełnione funkcje (np. dział finansowy czy prawny) jak i w zależności od zaangażowania w dany projekt. Każda ze zdefiniowanych grup automatycznie uzyska dostęp do dokumentów dla niej przeznaczonych – i tylko do nich.

Prawa dostępu gwarantują, że nikt nieuprawniony (zarówno w firmie jak i wśród jej klientów) nie będzie miał wglądu w dokumenty dla niego nie przeznaczone. Dodatkowo dokumenty mogą być udostępniane w formie „tylko do odczytu”, czyli bez możliwości dokonywania zmian. Zapobiega to istnieniu wykluczających się wersji dokumentów szczególnie istotnych, czy nieumyślnych modyfikacji ważnych dokumentów.

Dostęp do poprzednich wersji dokumentów

Dla każdego pliku w repozytorium Teamstero automatycznie przechowywane są jego poprzednie wersje. Można więc w dowolnym momencie, jeśli okaże się to konieczne, cofnąć naniesione zmiany i wrócić do stanu z przeszłości. Wersje poprzednie powstają automatycznie: po każdym wgraniu nowej wersji pliku jego wersja poprzednia jest dołączana do listy wszystkich wersji dostępnych dla danego pliku.

Przeszukiwanie zawartości dokumentów

Zaawansowana wyszukiwarka pełnotekstowa umożliwia przeszukanie plików w wielu popularnych formatach pod kątem ich zawartości. Przeszukiwanie treści dokumentów pozwala szybko zlokalizować dokument zawierający potrzebny fragment. Przeszukiwać można jednocześnie wszystkie pliki zgromadzone w repozytorium, więc zbędna staje się znajomość nazwy pliku, czy jego przybliżonej lokalizacji. Uwzględniane są reguły gramatyczne języka i formy fleksyjne wyrazów, więc w wynikach wyszukiwania na pewno znajdzie się poszukiwany dokument, nawet jeśli zwrot użyty do wyszukiwania był tylko przybliżony.
 

Podsumowanie
 

Odwiedź stronę http://www.teamstero.pl i wypróbuj Teamstero już dziś!
 

Projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Inwestyujemy w waszą przyszłość