Zmiany w zakresie danych identyfikacyjnych osób ubezpieczonych - informacja dla płatników składek przekazujących dokumenty ubezpieczeniowe po 31 sierpnia 2011 r.

Data publikacji: 12.09.2011
AUTOR: ERGO / Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Od 1 września 2011 r. ulega zmianie zakres danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, podawany w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS. W dokumentach ubezpieczeniowych ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZWUA, ZUS ZSWA, ZUS ZCNA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, w bloku danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej należy podawać jako numer identyfikacyjny numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

W dokumentach ubezpieczeniowych składanych od 1 września 2011 r. nie powinien być używany numer NIP jako numer identyfikacyjny osoby ubezpieczonej ani osób zgłaszanych jako członkowie rodziny.

Przykład 1
W dniu 5 września 2011 r., płatnik składek zgłasza do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA pracownika zatrudnionego od 1 września 2011 r. W zgłoszeniu tym, w bloku danych identyfikacyjnych ubezpieczonego (blok III) płatnik podaje:
- numer PESEL,
- nazwisko i imię pierwsze,
- datę urodzenia zgłaszanego pracownika.

W imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RSA) w bloku danych identyfikacyjnych ubezpieczonego (blok III) należy podawać:
- numer PESEL,
- nazwisko i imię pierwsze pracownika.

Zmiana danych identyfikacyjnych ubezpieczonego zgłoszonego przed 1 września 2011 r. wyłącznie z numerem NIP
Jeżeli ubezpieczony w okresie przed 1 września 2011 r. został zgłoszony do ubezpieczeń tylko z identyfikatorem numerycznym NIP, płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na formularzu ZUS ZIUA.
W dokumencie ZUS ZIUA, w bloku III „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej”, należy wykazać dane identyfikacyjne, z jakimi ta osoba została zgłoszona do ubezpieczeń, natomiast w bloku IV „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” należy podać:
- numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
- nazwisko i imię pierwsze,
- datę urodzenia.

Płatnicy składek
Wprowadzone od 1 września 2011 r. zmiany nie wpływają na zasady podawania danych identyfikacyjnych płatników składek w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS.
Dane te należy wykazywać zgodnie z zasadami podanymi w poradniku „Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych”. Jednakże każdy płatnik składek powinien mieć nadany numer NIP.
W przypadku, gdy płatnik nie posiada tego numeru, ma obowiązek wystąpić do właściwego urzędu skarbowego o jego nadanie.

W takim przypadku konieczne jest zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek (ZUS ZIPA), w którym w bloku II „Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek”, należy wykazać dane identyfikacyjne, z jakimi płatnik został zgłoszony w zgłoszeniu ZUS ZFA, natomiast w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” należy podać oprócz dotychczasowych danych identyfikacyjnych dodatkowo numer PESEL.
Jest to konieczne w celu zapewnienia poprawnej identyfikacji przekazywanych co miesiąc deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA.

Wykazywanie danych identyfikacyjnych w deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA), składanej przez płatnika składek opłacającego składki tylko na własne ubezpieczenia
W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, składanej po 31 sierpnia 2011 r., przez płatnika składek opłacającego składki wyłącznie za siebie, w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”, należy podawać dodatkowo identyfikator PESEL, a w razie gdy go nie nadano – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu (odpowiednio do danych identyfikacyjnych wykazanych w zgłoszeniu ZUS ZUA, ZUS ZZA).
Przykład 2
Marek Nowak, nie mający nadanego identyfikatora NIP, zgłasza się do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego od 1 września 2011r. (będzie sam za siebie opłacał składki na to ubezpieczenie). W zgłoszeniu ZUS ZZA, które jest jednocześnie zgłoszeniem do ubezpieczeń i zgłoszeniem płatnika składek, w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” i w bloku III „Dane identyfikacyjne ubezpieczonego” podaje numer PESEL, nazwisko i imię pierwsze oraz datę urodzenia. W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA składanej za wrzesień 2011 r. powinien w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” podać numer PESEL oraz nazwisko i imię pierwsze.
Jednocześnie jako płatnik składek zobowiązany jest wystąpić o nadanie identyfikatora NIP.
Po nadaniu identyfikatora NIP, przed przekazaniem dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc, Marek Nowak powinien zgłosić zmianę danych identyfikacyjnych płatnika na formularzu ZUS ZIPA wykazując w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” oprócz dotychczasowych danych identyfikacyjnych dodatkowo numer NIP.
Dopiero po przekazaniu formularza ZUS ZIPA do ZUS powinien w deklaracji rozliczeniowej składanej za kolejny miesiąc podać w bloku II, dane identyfikacyjne zawierające numer NIP i PESEL oraz i nazwisko imię.
Przykład 3
Jan Kowalski, w dniu 12 września 2011 r. zgłasza się jako płatnik składek z tytułu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej poprzez złożenie w urzędzie gminy wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (formularz CEIDG-1), na podstawie którego zostanie utworzone zgłoszenie płatnika składek ZUS ZFA oraz składa zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS ZUA. Blok danych wnioskodawcy na formularzu CEIDG-1 powinien zawierać identyfikatory numeryczne: PESEL oraz NIP i REGON. W zgłoszeniu ZUS ZUA w bloku III „Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń”, Jan Kowalski powinien natomiast podać numer PESEL, nazwisko i imię oraz datę urodzenia. Składając w październiku 2011r. deklarację rozliczeniową ZUS DRA za wrzesień 2011r., płatnik ten powinien w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” podać następujące identyfikatory numeryczne: NIP, REGON, PESEL.
Przykład 4
Jan Kowalski w lutym 2011 r. zgłosił się jako płatnik składek z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, podając w bloku danych identyfikacyjnych płatnika we wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (formularz EDG-1) identyfikatory numeryczne NIP i REGON. W zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA podał w bloku III „Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń” identyfikatory numeryczne NIP i PESEL.
Przekazując we wrześniu 2011 r. deklarację rozliczeniową za sierpień 2011r. lub deklaracje rozliczeniowe korygujące za okresy wcześniejsze, płatnik powinien wykazać w formularzu ZUS DRA, w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” identyfikatory numeryczne: NIP, REGON i PESEL. Przed przekazaniem deklaracji rozliczeniowych, płatnik powinien zgłosić zmianę danych identyfikacyjnych płatnika na formularzu ZUS ZIPA wykazując w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” oprócz dotychczasowych danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZFA dodatkowo numer PESEL .

Gdzie szukać dodatkowych informacji?
Szczegółowe informacje w danej sprawie można uzyskać w każdej terenowej jednostce organizacyjnej ZUS (bezpośrednio lub telefonicznie) oraz na stronach internetowych Zakładu, pod adresem: www.zus.pl

[Źródło: ZUS]